Manual del Administrador

1. ¡Bienvenido a Tuto!

Tuto es la plataforma web para gestionar tu instituto desde un solo lugar. Anotás alumnos, organizás clases y profesores, cobrás cuotas y mirás cómo va el negocio mes a mes. No es una aplicación que descargás del celular: entrás desde cualquier navegador (Chrome, Edge, Safari, Firefox), tanto en la computadora como en el teléfono.

Para qué sirve, en una línea: dejar de pelearte con planillas de Excel, cuadernos y grupos de WhatsApp dispersos.

Qué problemas te resuelve:

• Saber, sin pensarlo, cuánto tenés que cobrar este mes y cuánto te falta pagar a profesores.
• Tener todos los datos de tus alumnos (y de sus tutores) en un mismo lugar, ordenados.
• Mandar avisos a tutores y alumnos sin tener que armar grupos de difusión.
• Llevar las cuentas del instituto: ingresos por cuotas, gastos, liquidaciones de profes.
• Mirar reportes claros para tomar decisiones (quién se atrasa con la cuota, qué clase tiene más asistencia, etc.).

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2. Tu rol: Administrador

Como Administrador sos el que tiene la llave maestra del instituto en Tuto. Podés hacer absolutamente todo.

Qué podés hacer:

• Crear, editar y eliminar alumnos, clases, profesores, cuotas, gastos y avisos.
• Registrar ingresos generales del instituto (mercadería, eventos, donaciones, alquileres del espacio) y crear categorías nuevas sobre la marcha.
• Aprobar o rechazar inscripciones nuevas.
• Crear y administrar combos (paquetes de clases con precio fijo) y asignárselos a los alumnos desde su ficha.
• Cerrar el mes de los profesores y pagarles las liquidaciones.
• Crear nuevas sedes del instituto.
• Invitar a otras personas para que trabajen con vos: secretarias, profesores u otros administradores.
• Configurar los datos del instituto, la cuenta de Mercado Pago y el plan de suscripción.
• Importar datos viejos desde un Excel.
• Mirar todos los reportes del negocio.

Tu responsabilidad principal: mantener la suscripción al día. Si la suscripción del instituto se vence o se suspende, el sistema te va a forzar a regularizarla antes de poder seguir trabajando. Más sobre esto en la sección 7.

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3. Primeros pasos

3.1 Cómo entrar a Tuto

1. Abrí tu navegador y entrá a https://tuto.net.ar.
2. Vas a ver la pantalla de inicio de sesión.
3. Ingresá tu email y tu contraseña.
4. Si querés que el navegador te recuerde, dejá tildado "Recordarme".
5. Hacé clic en "Iniciar sesión".

3.2 Tu primer login

La primera vez que entres, te recomendamos pasar por estos tres lugares antes de nada:

1. Configuración → Instituto: completá el nombre, el logo, el email, el teléfono y la dirección. Estos datos aparecen en avisos y comprobantes.
2. Configuración → Instituto → Sedes: si tenés más de una sucursal, cargalas todas ahora. Después vas a poder asignar alumnos y clases a cada sede.
3. Configuración → Cobranzas: elegí cómo vas a cobrar. Si querés cobrar online, conectá tu cuenta de Mercado Pago acá. Sin esto, los links de pago no funcionan.

3.3 Si pertenecés a varios institutos

Si trabajás en más de un instituto a la vez (por ejemplo, sos dueño de dos academias separadas), Tuto te lo permite.

• Después de iniciar sesión, te va a aparecer una pantalla para elegir el instituto con el que querés trabajar.
• Hacé clic en el que necesitás y vas a entrar a su panel.
• Para cambiar de instituto sin desloguearte: por ahora no se puede. Tenés que cerrar sesión desde el menú de tu usuario (arriba a la derecha) y volver a entrar para elegir el otro.

3.4 Cambiar la contraseña

1. Abrí el menú de tu usuario (abajo a la izquierda) y entrá a Mi perfil.
2. En la tarjeta Seguridad, hacé clic en "Cambiar Contraseña".
3. Te va a pedir la contraseña actual y dos veces la nueva.
4. Confirmá. Listo.

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4. Conociendo la pantalla

4.1 El menú lateral (en computadora)

A la izquierda tenés una barra lateral con todas las secciones del sistema. Hacés clic en cualquiera para ir directo. Si te molesta, podés colapsarla con la flechita y queda solo de íconos para ganar espacio.

Arriba de todo del menú, debajo del logo, vas a ver un buscador. Eso es la búsqueda rápida (mirá el punto 4.4).

4.2 La barra inferior (en celular)

En el celular, el menú lateral desaparece y en su lugar aparece una barra abajo de la pantalla con 5 íconos. Son las secciones más usadas para tu rol. El último ícono es "Más", que abre la búsqueda rápida para llegar al resto.

Arriba de todo en el celular tenés un encabezado con el nombre de tu instituto, una campanita y tu avatar (foto o iniciales).

4.3 El selector de mes (¡importante!)

Arriba a la derecha de la pantalla vas a ver una etiqueta con el mes actual, por ejemplo "Abril 2026". Eso es el selector de mes global y es una de las herramientas más importantes de Tuto.

Para qué sirve: filtrar la información que ves. Cuando cambiás el mes, las cuotas, los ingresos generales, los gastos y los reportes que estás mirando cambian para mostrarte ese mes elegido. El listado de alumnos y clases NO cambia (siempre ves los actuales), pero todo lo que tiene que ver con plata sí.

Cómo se usa:

• Las flechas ◀ ▶ te llevan al mes anterior o al siguiente, una por una.
• Si hacés clic en el nombre del mes, se abre un cuadrito con una grilla de 3x4 (los 12 meses del año) y las flechas para cambiar de año arriba.
• Si elegiste un mes que no es el actual, va a aparecer un botón "Volver a hoy" que te devuelve al mes en curso de un clic.

4.4 Búsqueda rápida con Ctrl+K / ⌘K

Esta es la magia de Tuto para los apurados.

• En Windows: apretá Ctrl + K.
• En Mac: apretá ⌘ + K (la tecla Command + K).

Se abre una paleta de comandos flotante. Escribís lo que quieras buscar (por ejemplo "alumnos", "cuotas", "Lucía") y te muestra accesos directos. Apretás Enter y te lleva ahí.

4.5 Tu menú de usuario (arriba a la derecha)

Hacé clic en tu avatar (la bolita con tus iniciales o foto) arriba a la derecha. Se despliega un menú con:

• Tu nombre y email.
• Acceso directo a Configuración.
• Cerrar sesión.

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5. Las secciones de Tuto

5.1 Panel (inicio)

Es lo primero que ves cuando entrás. Te muestra:

• Estadísticas del mes (filtradas por el mes seleccionado arriba a la derecha): cantidad de alumnos activos, cuotas pendientes, ingresos, etc.
• Próximas inscripciones pendientes de aprobar.
• Gráfico de ingresos del mes seleccionado, día por día.

Es tu pantallazo general para empezar el día.

5.2 Calendario

Una vista visual con todas las clases del instituto, organizadas por día y horario. Útil para detectar choques de horarios o ver qué profesor da qué.

5.3 Alumnos

Acá llevás el listado completo de alumnos.

• Crear un alumno nuevo: botón "Nuevo alumno" arriba a la derecha.
• Editar: clic en el alumno y después en "Editar".
• Eliminar: desde la pantalla de detalle del alumno.
• Ver detalle: clic sobre el nombre. Te muestra clases en las que está inscripto, asistencia, cuotas y datos de contacto.

5.4 Clases

Las clases que dicta tu instituto. Cada una tiene un profesor asignado, días, horarios, capacidad y cuota mensual.

• Crear / Editar / Eliminar una clase.
• Registrar asistencia: dentro de cada clase tenés un botón para tomar lista del día (o de un día anterior si te olvidaste).
• Gestionar combos: arriba a la derecha del listado de Clases tenés el botón "Gestionar combos", que te lleva al CRUD de combos (mirá la sección 5.8). El acceso a combos vive solo desde acá; no aparece en el sidebar.

5.5 Profesores

Listado de los profesores del instituto.

• Crear un profesor nuevo.
• Editar sus datos.
• Ver el detalle: te muestra las horas trabajadas y las liquidaciones (lo que le pagaste o le tenés que pagar).

5.6 Inscripciones

Cuando un alumno (o un tutor por su hijo) pide inscribirse a una clase, queda pendiente acá hasta que vos lo aprobés.

• Aprobar: el alumno queda oficialmente en la clase.
• Rechazar: la solicitud se descarta.

5.7 Cuotas

El corazón del cobro. Acá ves todas las cuotas del mes seleccionado.

• Crear una cuota nueva manualmente.
• Editar monto, vencimiento, estado.
• Marcar como paga: cuando recibís el pago en efectivo o transferencia.
• Generar link de cobro (Mercado Pago): le mandás al tutor un link para que pague online.

Cómo se calcula el monto de una cuota:

• Si el alumno tiene un combo activo asignado desde su ficha → el monto de la cuota mensual es el precio fijo del combo.
• Si el alumno no tiene combo → el monto es la suma de la cuota mensual de cada clase en la que está inscripto activamente.

Eso es todo: no hay descuentos automáticos por staff ni recargos por pago tardío.

5.8 Combos

Un combo es un paquete: nombre + precio fijo + lista de clases del instituto. Cuando se lo asignás a un alumno, su cuota mensual pasa a ser el precio del combo (sin importar cuántas clases del paquete esté tomando). Es el reemplazo del viejo sistema de "Tarifas" — más simple, sin descuentos derivados ni reglas escondidas.

Cómo entrar: desde Clases, botón "Gestionar combos" arriba a la derecha. Te lleva a /dashboard/classes/combos. No hay entrada de Combos en el sidebar: vive dentro del módulo de Clases.

Lo que podés hacer:

• Listar todos los combos del instituto, activos e inactivos.
• Crear un combo nuevo: nombre, precio (en pesos, debe ser mayor a 0), tildás las clases que entran y queda activo por default.
• Editar un combo existente: cambiar precio, agregar/sacar clases, marcarlo como inactivo.
• Borrar un combo: si no tiene alumnos asignados, se elimina; si tiene alumnos asignados, queda como inactivo (soft-delete) para no romper sus cuotas históricas.

Validaciones:

• El precio tiene que ser mayor a 0.
• Tenés que tildar al menos 1 clase.
• Las clases que tildás deben pertenecer al mismo instituto (el sistema lo controla solo).

Cómo se asigna a un alumno:

Desde el formulario del alumno (Alumnos → editar / crear) hay un selector "Combo" con la opción "Sin combo" y la lista de combos activos. Elegís uno y guardás. A partir del próximo cálculo, las cuotas mensuales del alumno usan el precio del combo.

5.9 Email mensual de cuota

Tuto manda un email automático a los alumnos con cuota pendiente todos los meses, así no tenés que perseguirlos uno por uno.

Cuándo se manda: el día 1 de cada mes a las 9 de la mañana, hora del instituto. Por cada alumno con una cuota en estado Pendiente se manda un mail con:

• Monto a pagar.
• Fecha límite (por default, día 10 del mes).
• Datos bancarios del instituto (CBU, alias) si están cargados.
• Métodos de pago habilitados.
• CTA "Marcar como pagado".

Configuración bancaria — InstituteBankInfo:

Es una entidad 1:1 con el instituto donde van CBU, alias y métodos habilitados. Por ahora se carga vía SQL hasta que tengamos la UI dedicada — pedíle al equipo de Tuto que te la complete cuando arranques.

5.10 Gastos

Para llevar las cuentas del instituto. Cada vez que pagás algo (alquiler, sueldos no docentes, materiales) lo cargás acá.

• Concepto, proveedor, monto, tipo de gasto.
• Subir el comprobante (foto o PDF de la factura).
• Fecha del gasto.

5.11 Ingresos generales

Esta sección es para todo lo que entra al instituto y no es una cuota mensual de un alumno: ventas de mercadería, recaudaciones de eventos, donaciones, alquileres del salón, lo que se te ocurra. Las cuotas siguen viviendo en su sección de siempre; acá va el resto.

Por qué te interesa como director: te permite tener una foto financiera más completa. Si solo mirás cuotas, te perdés un pedazo del ingreso real del instituto. Cuando cargás los ingresos generales, el panel del mes, los reportes y el balance los suman automáticamente junto con las cuotas, así ves el total real entrando.

Casos típicos:

• Vendieron remeras o merchandising del instituto.
• Hicieron un festival, muestra o peña con entrada paga.
• Recibieron una donación de una familia.
• Le alquilaron el salón a alguien externo (otra academia, un cumpleaños, una clínica de fin de semana).
• Cualquier ingreso atípico que no encaje en las anteriores.

Categorías:

Cuando creaste el instituto, el sistema sembró cinco categorías por default que cubren los casos más comunes:

• Mercadería
• Eventos
• Donaciones
• Alquiler del espacio
• Otros

Si necesitás una categoría específica (por ejemplo "Rifa benéfica" o "Workshop visitante"), no hace falta ir a Configuración: la creás desde el mismo combo del formulario. Tipeás el nombre y aparece la opción "+ Crear '...'", clic y queda agregada al toque. Esto te lo van a usar las secretarias todo el tiempo, así que avisales que existe la opción.

Estado pendiente vs cobrado:

• Cobrado — la plata ya entró. Es lo más común.
• Pendiente — el ingreso está confirmado pero la plata todavía no llegó (entradas vendidas para un festival que es la semana que viene, donación prometida, etc.).

Para marcar un pendiente como cobrado, usá el botón rápido ✓ que aparece en la fila — un solo clic.

Filtros disponibles:

Por mes (respeta el selector global), por estado y por categoría. Útil para responder preguntas tipo "¿cuánto entró por mercadería el último trimestre?" o "¿qué tengo confirmado pero no cobrado todavía?".

Cómo impacta en lo que ves vos como admin:

• Panel — el bloque "Ingresos — Mes actual" suma cuotas + ingresos generales del mes.
• Reportes — el ingreso total del período incluye ambos.
• Balance — la diferencia entre lo que entra y lo que sale toma en cuenta los ingresos generales.

O sea: si querés que tus reportes financieros reflejen la realidad del negocio, es importante que estos ingresos se carguen al día, igual que pasa con los gastos. Cuanto antes los registren las secretarias, antes los ves vos en los números.

5.12 Liquidaciones de profesores

El módulo para pagar a los profes mes a mes. Una liquidación pasa por 4 estados:

1. Pendiente — recién generada, hay que revisarla.
2. Aprobada — la revisaste y está OK.
3. Pagada — ya le transferiste / pagaste al profe.
4. Rechazada — había un error, se cancela.

Ver el paso a paso completo en la sección 6. Cómo hacer las cosas.

5.13 Horas trabajadas

Listado de las horas que cada profesor dictó. Sirve de base para calcular las liquidaciones. Podés cargar horas manualmente si hay un caso especial.

5.14 Reportes

Tres bloques principales:

• Ingresos: cuánto entró por cuotas y por ingresos generales (mercadería, eventos, donaciones, alquileres) en el período seleccionado, todo sumado.
• Asistencia: cuántos alumnos vinieron a clase, qué clases tienen mejor o peor asistencia.
• Cobranza: quién pagó, quién no, quién está atrasado.

5.15 Avisos

Para mandar comunicados.

• Título y cuerpo (con texto enriquecido: negritas, listas, etc.).
• Audiencia: elegís a quién va el aviso.
  • TODOS — alumnos y tutores.
  • ALUMNOS — solo alumnos.
  • TUTORES — solo tutores.

Cuando publicás el aviso, se manda por email a las personas elegidas.

5.16 Configuración

Tiene cinco secciones:

• Instituto — nombre y logo, datos de contacto, sedes, e importar datos históricos desde un Excel.
• Cobranzas — todo lo que tiene que ver con cobrar: métodos de pago (efectivo, transferencia, Mercado Pago), hasta qué día se paga sin recargo, cuánto se suma después, y los avisos automáticos que reciben los tutores.
• Personas — los usuarios del instituto y las invitaciones pendientes, en una sola lista. Podés filtrar por rol y por estado.
• Canales — WhatsApp, el asistente de IA, y las credenciales del kiosco de asistencias (display key y QR impreso).
• Plan — tu suscripción a Tuto: qué plan tenés, cuándo se cobra y el historial de pagos.

Tu cuenta no se configura acá. Tus datos personales, tu contraseña y tus preferencias de notificaciones viven en Mi perfil, en el menú de tu usuario. Eso vale para todos los roles, no solo para el administrador.

5.17 Facturación / Suscripción

La sección Facturación te muestra el estado de tu suscripción a Tuto y el historial de pagos hechos a la plataforma. Si la suscripción se vence, esta es la única pantalla a la que vas a poder entrar hasta regularizar.

5.18 Asistencia profesores

Tuto registra la asistencia de los profesores con un kiosk de QR rotativo: una pantalla que ponés en el hall del instituto y muestra un código QR que cambia cada 10 segundos. El profesor apunta su celular, escanea, y queda registrado el ingreso. Si escanea fuera de su horario habitual, el sistema le pide un motivo y vos (ADMIN) lo aprobás o lo rechazás desde el panel.

Dónde vive: el listado de asistencias y la configuración del kiosk están bajo Asistencia en el menú lateral, con dos pantallas relacionadas:

• /dashboard/admin/attendance — listado de scans de profesores, con filtro por tipo y aprobación de recuperaciones.
• /dashboard/admin/attendance/settings — configuración del kiosk (generar/rotar la display key).

Configurar el kiosk

Cómo aprobar recuperaciones

Cuando un profesor escanea fuera de su horario habitual (no coincide ninguna clase activa suya con ese día y hora), el sistema le pide un motivo y queda como recuperación pendiente de aprobar.

Qué ve el profesor cuando escanea fuera de horario

El profesor ve en su celular una pantalla con el título "Clase de recuperación" y un mensaje: "Estás escaneando fuera de tu horario habitual. Contanos brevemente el motivo — el administrador va a revisar y aprobar."

• Tiene un campo de texto donde escribir el motivo (mínimo 10 caracteres, máximo 500).
• Tiene un botón "Solicitar recuperación" que se activa solo cuando escribió 10 o más caracteres.
• Una vez enviado, ve la pantalla "Solicitud enviada" y a vos te llega la notif.

Ventana de 5 minutos: desde que escanea, tiene 5 minutos para mandar el motivo. Si tarda más, el sistema rechaza el envío con "El código venció" y el profesor tiene que volver a escanear el QR del kiosk para arrancar el flujo de nuevo.

Si no escribe motivo: el botón queda deshabilitado y la solicitud no se manda. El profesor puede cerrar la pantalla sin problema; del lado tuyo no queda nada pendiente (la fila de asistencia no se crea hasta que confirma con motivo).

Rotar la key del kiosk

Rotar la key sirve para invalidar el kiosk actual y generar uno nuevo. La key vieja deja de funcionar al toque.

Cuándo conviene rotar:

• Perdiste el control físico del kiosk (te robaron la tablet, quedó olvidada en otro lado).
• Sospechás que la URL se filtró (alguien externo la copió, la mandaste por WhatsApp por error).
• Cambiaste de dispositivo y querés cortar el acceso del anterior.
• Por higiene, cada cierto tiempo (cuatrimestre, año).

Cómo se rota: mismo botón "Rotar key" en /dashboard/admin/attendance/settings. El sistema te pide confirmación y muestra el modal con el nuevo valor.

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6. Cómo hacer las cosas (paso a paso)

Cargar un alumno nuevo

Crear una clase con profesor asignado

Crear un combo y asignárselo a un alumno

Inscribir un alumno a una clase

Tenés dos caminos:

A) Desde el alumno: entrá al detalle del alumno y agregás la clase. La inscripción queda creada directamente.

B) Aprobando inscripciones pendientes: si un tutor o alumno se inscribió desde su lado, va a aparecer en Inscripciones como pendiente. Clic en Aprobar y listo.

Registrar un pago de cuota

Cerrar el mes y pagarle a los profes

Este es el flujo más largo, prestale atención:

Cargar un gasto con comprobante

Cargar un ingreso general (que no es cuota)

Mandar un aviso a los tutores

Invitar un nuevo administrador o secretaria

Las invitaciones que mandaste aparecen en esa misma lista, como filas con el estado "Invitación pendiente". Si querés ver solo esas, usá el filtro de estado. Desde ahí también podés revocar una invitación que todavía no aceptaron.

Crear una sede nueva

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7. Preguntas frecuentes

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8. Consejos rápidos

1. Aprendé Ctrl+K (o ⌘K). Es la diferencia entre tardar 3 segundos en llegar a una pantalla o 15 buscando con el mouse. Una vez que te acostumbrás, no hay vuelta atrás.
2. El selector de mes manda. Antes de mirar cuotas, gastos o reportes, fijate qué mes tenés seleccionado arriba a la derecha. Es la causa #1 de "Pero si yo cargué esa cuota… ¿dónde está?".
3. Cargá los gastos en el momento. Subí la foto de la factura apenas la tengas. Si lo dejás para fin de mes, te olvidás del 30% y las cuentas no cierran.
4. Cerrá el mes de profesores siempre el mismo día. Por ejemplo, todos los días 5. Si lo hacés a destiempo, se complican las cuentas.
5. Antes de mandar un aviso a TODOS, releelo. No tiene "deshacer". Si te equivocás, vas a tener que mandar otro aviso pidiendo disculpas, y eso queda feo.

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9. Glosario

• Tenant / Instituto: tu instituto en Tuto. Cada instituto tiene sus propios alumnos, clases y usuarios; los datos no se mezclan entre institutos.
• Combo: paquete de clases con un precio fijo mensual. Cuando un alumno tiene un combo asignado, su cuota es el precio del combo en lugar de la suma del valor de cada clase.
• InstituteBankInfo: la configuración bancaria del instituto (CBU, alias, métodos de pago habilitados). Se usa en el email mensual de cuota. Por ahora se carga vía SQL.
• Liquidación: el cálculo de cuánto le tenés que pagar a un profesor por las horas que dictó en un mes.
• Asistencia: el registro de qué alumnos vinieron a clase cada día.
• Cuota: la mensualidad que paga el alumno. Puede estar pendiente, paga, vencida o eximida.
• Sede: una sucursal de tu instituto. Si tenés un solo local, vas a tener una sola sede.
• Tutor (rol GUARDIAN en el sistema): la persona que está a cargo de un alumno (padre/madre/responsable). Puede tener cuenta propia para ver las cuotas de su hijo/a.

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