Manual de Secretaría

1. ¡Bienvenida/o a Tuto!

Tuto es la plataforma web del instituto. La usás desde cualquier navegador, en la computadora del mostrador o en el celular cuando estás en movimiento. Toda la información del instituto vive ahí: alumnos, clases, profesores, cuotas y gastos.

Lo bueno es que no tenés que abrir cinco planillas distintas. Cargás un alumno, lo inscribís a una clase, generás su cuota y, cuando paga, la marcás como cobrada. Todo queda guardado y se refleja en los reportes del director sin que tengas que hacer nada extra.

Te facilita el día a día porque:

• Reemplaza cuadernos, planillas de Excel y mensajes sueltos por una sola pantalla.
• Te evita tener que sumar cuotas a mano: el sistema te dice qué cobraste y qué falta.
• Le da al director información actualizada sin que tengas que mandarle un resumen cada semana.

2. Tu rol: Secretaría

Qué hacés en Tuto

Sos la persona que mantiene la rueda girando. Cargás los datos de alumnos nuevos, armás clases, registrás cuotas, anotás gastos del día y revisás las inscripciones que llegan por la web. El director (perfil ADMIN) toma las decisiones grandes; vos sos quien hace que la información sea confiable y esté al día.

Lo que podés hacer

• Ver el panel con estadísticas del instituto.
• Consultar el calendario.
• Cargar, editar y eliminar alumnos.
• Crear, editar y eliminar clases.
• Tomar y editar la asistencia de cada clase.
• Aprobar o rechazar inscripciones que llegan pendientes desde el formulario público.
• Registrar cuotas, editarlas y marcarlas como pagas.
• Cargar gastos del instituto (con comprobante, proveedor, etc.).
• Registrar ingresos generales del instituto (mercadería, eventos, donaciones, alquiler del espacio) y marcarlos como cobrados o pendientes.
• Crear nuevas categorías de ingreso desde el mismo formulario, sobre la marcha.
• Ver los reportes del instituto.
• Ver la lista de profesores y su detalle.
• Ver las horas que cargaron los profes.
• Cerrar el mes de un profesor (genera la liquidación). El pago efectivo lo hace el director.
• Ver los combos del instituto y asignárselos a los alumnos desde su ficha (no podés crear, editar ni borrar combos: eso lo hace el director).
• Ver los avisos publicados.
• Ver el resumen de facturación del instituto.

Lo que NO podés hacer (y a quién pedirle)

No es para que te frustres: cada límite existe para que estos temas pasen por una sola persona y no haya descuidos.

• Crear o invitar usuarios del staff (profesores, otra secretaria, administradores). Lo hace el director desde Configuración → Personas.
• Crear, editar o borrar combos (paquetes de clases con precio fijo). Los define el director porque impactan en lo que cobra el instituto. Vos solo los podés asignar a alumnos desde la ficha del alumno.
• Crear avisos para alumnos y familias. Solo el director publica avisos.
• Aprobar, pagar o rechazar liquidaciones de profes. Vos cerrás el mes; el director es quien aprueba y paga.
• Eliminar gastos. Podés crearlos y editarlos, pero borrar los borra el director.
• Configurar Mercado Pago o cambiar el plan de suscripción.

Si necesitás algo de esta lista, hablalo con el director: él lo resuelve en dos minutos.

3. Primeros pasos

3.1 Cómo entrar

Abrí el navegador (Chrome, Edge o Firefox sirven) y entrá a https://tuto.net.ar. Vas a ver una pantalla con dos campos: email y contraseña.

3.2 Tu primer login

1. Escribí el email con el que el director te dio de alta.
2. Escribí la contraseña inicial que te enviaron por mail.
3. Hacé clic en "Ingresar".
4. Si es la primera vez, conviene cambiar la contraseña enseguida (ver 3.4).

Si te llegó un mail de invitación con un link, hacé clic ahí: te lleva a una pantalla para crear tu contraseña sin tener que pedírsela al director.

3.3 Si trabajás en más de un instituto

Algunas personas trabajan en dos sedes o en dos institutos distintos que usan Tuto. Si es tu caso, después de loguearte vas a ver una pantalla que dice "Seleccioná un instituto". Elegís el que vas a usar y entrás.

Si querés cambiar de instituto durante el día, hacé clic en tu avatar arriba a la derecha y vas a encontrar la opción para volver al selector.

3.4 Cambiar tu contraseña

1. Hacé clic en tu avatar (arriba a la derecha en el celular, abajo a la izquierda en la compu).
2. Entrá a Mi perfil y buscá la tarjeta Seguridad.
3. Clic en "Cambiar Contraseña". Te va a pedir la actual y dos veces la nueva.
4. Confirmá. En esa misma pantalla podés elegir qué notificaciones querés recibir.

4. Conociendo la pantalla

4.1 El menú lateral (en computadora)

A la izquierda tenés un menú vertical con todas las secciones agrupadas:

• General: Panel, Calendario, Reportes.
• Operativo: Alumnos, Clases, Profesores, Inscripciones.
• Finanzas: Cuotas, Ingresos, Liquidaciones, Gastos.
• Comunicación: Avisos.

Hacés clic en cualquiera y vas a esa pantalla. La sección donde estás se ve resaltada para que no te pierdas.

4.2 La barra inferior (en celular)

En el celular el menú lateral desaparece y aparece una barra abajo con los 5 accesos más usados: Panel, Calendario, Alumnos, Clases y Cuotas. Si necesitás llegar a algo que no está ahí (por ejemplo Gastos o Liquidaciones), usás la búsqueda rápida (4.4) o el header.

4.3 El selector de mes (¡importante!)

En el header (la barra de arriba) hay un selector que dice algo como "Abril 2026". Eso filtra la información que ves en pantalla.

Las páginas que respetan ese filtro son:

• Panel
• Calendario
• Cuotas
• Ingresos
• Gastos
• Horas de profes
• Liquidaciones
• Reportes
• La toma de asistencia de una clase

Si cambiás el mes a "Marzo 2026", todas esas pantallas te muestran datos de marzo. Cuando volvés a "Abril", las cuotas, gastos y horas vuelven a ser las del mes actual.

4.4 Búsqueda rápida con Ctrl+K / Cmd+K

Apretá Ctrl + K (en Windows) o Cmd + K (en Mac) en cualquier momento. Se abre una ventanita con un buscador. Escribís, por ejemplo, "alum" y te aparece "Alumnos"; le das Enter y te lleva. Sirve para no tener que mover el mouse hasta el menú cada vez.

4.5 Tu menú de usuario

Arriba a la derecha está tu avatar (la inicial o tu foto). Hacés clic y se despliega un menú con:

• Tu nombre y el instituto activo.
• Acceso a tu cuenta (cambiar contraseña, etc.).
• "Cerrar sesión" para salir cuando termina tu turno (importante si la compu la usa otra persona).

5. Las secciones que vas a usar

5.1 Panel

Es la pantalla de inicio. Te muestra cuántos alumnos activos hay, cuántas clases están corriendo, cuotas cobradas y pendientes, y unos gráficos. Cambia con el selector de mes. Sirve para abrir la jornada con un vistazo.

5.2 Calendario

Vista por semana o mes con todas las clases del instituto. Útil para responder rápido cuando un padre llama y pregunta "¿qué día tiene clase mi hija de Hip Hop?".

5.3 Alumnos

Lo más usado, junto con Cuotas. Tenés una lista buscable, podés crear uno nuevo con el botón de arriba a la derecha, y entrás al detalle haciendo clic en una fila. En el detalle ves:

• Datos personales (DNI, fecha de nacimiento, dirección, contacto).
• Tutor asociado y grupo familiar (si tiene hermanos).
• Clases en las que está inscripto.
• Historial de cuotas.
• Asistencia.

Podés editar cualquier dato, eliminar al alumno (esto requiere confirmación; te avisa si tiene cuotas u otras cosas asociadas) y agregar notas internas.

5.4 Clases

Listado de las clases que dicta el instituto. Creás una nueva indicando nombre (por ejemplo "Hip Hop juvenil"), categoría, profesor, sede, días y horarios, capacidad y cuota mensual.

Desde el detalle de una clase entrás a:

• Lista de alumnos inscriptos.
• Tomar asistencia del día.
• Editar los datos.

Asistencia: elegís la fecha y vas marcando para cada alumno si estuvo presente, ausente, llegó tarde o tuvo justificada. Si cambiás el mes con el selector global y la fecha que tenías cargada cae fuera de ese mes, el sistema te lleva al primer día del mes nuevo. Si ves que la fecha "saltó", es por eso; volvé a elegir manualmente la que necesites.

5.5 Inscripciones

Cuando alguien se anota desde la web, llega como inscripción pendiente acá. La pantalla tiene tres pestañas:

• Pendientes: las que esperan tu decisión.
• Activas: las que ya fueron aprobadas.
• Rechazadas: informativo.

En la pendiente, hacés clic y elegís "Aprobar" (queda inscripto en la clase) o "Rechazar" (le mandás un mail y se borra del listado). Si lo aprobás, el alumno aparece automáticamente en la lista de la clase y empieza a contar para la cuota.

5.6 Cuotas

El corazón de la administración. Tenés la lista de todas las cuotas del mes seleccionado y podés:

• Crear una cuota: elegís alumno, clase, monto, fecha de vencimiento y estado inicial.
• Marcar como pagada: hacés clic en la cuota, ponés el método de pago (efectivo, transferencia, etc.) y la fecha en que cobraste. Queda registrada como PAGA.
• Editar: si te equivocaste con el monto o el alumno.
• Filtrar por estado: pendientes, vencidas, pagas.

El selector de mes acá es clave. Si querés revisar cuotas vencidas de marzo, cambiás a "Marzo" y aparecen.

Cómo se calcula el monto de la cuota mensual de un alumno:

• Si el alumno tiene un combo asignado en su ficha → la cuota es el precio fijo del combo.
• Si no tiene combo → es la suma de la cuota mensual de cada clase activa.

No hay descuentos automáticos por staff ni recargos por pago tardío.

5.7 Gastos

Cargás todos los gastos del instituto: alquiler, servicios, sueldos, materiales. Los datos: concepto, proveedor, monto, tipo, número de comprobante (si lo hay) y fecha. Podés editarlos cuando quieras. Para eliminarlos tenés que pedirle al director.

El selector de mes te muestra solo los gastos del mes elegido, lo cual sirve para cerrar números a fin de mes.

5.8 Ingresos generales

Es la pantalla donde cargás toda la plata que entra al instituto y no es una cuota de alumno. Las cuotas siguen viviendo en su sección de siempre; acá van todos los demás ingresos: una rifa, una venta de remeras, una donación de un padre, el alquiler del salón un sábado a otra academia, etc.

Cuándo usarla, ejemplos típicos:

• Vendiste mercadería del instituto (remeras, botellas, bolsos).
• Hicieron un evento (festival de fin de año, muestra, peña) y entró plata por entradas o consumiciones.
• Una familia hizo una donación.
• Le alquilaste el espacio a alguien externo (otro profe que da una clase suya, un cumpleaños, una clínica de fin de semana).
• Cualquier otro ingreso que no sea una cuota mensual.

Cómo cargar un ingreso:

Categorías:

Cuando creás un ingreso, vas a ver un combo de categorías. De fábrica vienen cinco:

• Mercadería — para ventas de remeras, botellas, etc.
• Eventos — entradas, recaudaciones de festivales o muestras.
• Donaciones — plata que aportan familias o terceros.
• Alquiler del espacio — cuando le alquilás el salón a alguien externo.
• Otros — para todo lo que no encaje en las anteriores.

Si la categoría que necesitás no está, escribila en el mismo combo: a medida que tipeás, te va a aparecer una opción "+ Crear 'lo que escribiste'". Hacés clic ahí y queda creada al toque, sin tener que ir a otra pantalla. Por ejemplo, si organizan rifas seguido, podés crear "Rifa benéfica" y usarla siempre que cargues una.

Pendiente vs cobrado:

• Cobrado (default) — ya entró la plata. Es lo que vas a usar el 90% del tiempo.
• Pendiente — el ingreso está confirmado pero la plata todavía no llegó. Por ejemplo, vendiste 30 entradas para un festival que es la semana que viene y te van a pagar después; o un padre te dijo "el viernes te traigo la donación".

Cuando cobres una pendiente, abrila y cambiala a "Cobrado", o usá el botón rápido ✓ que aparece en la fila para marcarla como cobrada en un solo clic.

Filtros:

Arriba de la lista tenés filtros por mes (respeta el selector de mes global), estado (pendiente / cobrado) y categoría. Sirven para responder preguntas tipo "¿cuánta plata entró por donaciones en marzo?" o "¿qué ingresos pendientes me quedan por cobrar?".

Cómo se ve reflejado:

Estos ingresos no son un cajón aparte. Suman al panel "Ingresos — Mes actual" del Panel, a la página de Reportes y al Balance, junto con las cuotas de alumnos. O sea, cuando el director mira los números del mes, ve la suma total: cuotas + ingresos generales.

5.9 Reportes

Pantalla con métricas finas: ingresos, gastos, margen neto, alumnos activos, clases, asistencia. Tiene un selector de fechas propio que te deja elegir un rango distinto al mes global si querés. Es útil cuando el director te pide un dato puntual.

5.10 Profesores (solo ver — y por qué)

Ves la lista de todos los profes con su especialidad, tarifa horaria y si están activos. Entrás al detalle para mirar sus clases.

Si necesitás dar de alta un profesor nuevo, juntá los datos (nombre, apellido, email, especialidad, tarifa) y pasáselos al director.

5.11 Liquidaciones (cerrar el mes y avisar al admin)

Acá ves la liquidación de cada profe: a partir de las horas que cargó, el sistema calcula cuánto le corresponde cobrar. Tu rol es cerrar el mes:

A partir de ahí, el director es quien revisa, aprueba y paga. Vos no ves los botones "Aprobar" ni "Pagar" porque son tareas suyas.

5.12 Combos (consulta + asignar a alumno)

Desde Clases → "Gestionar combos" ves la lista de combos del instituto (nombre, precio, clases incluidas). Vos no los creás, editás ni borrás — eso lo hace el director.

Lo que sí podés hacer: asignar un combo a un alumno desde la ficha del alumno. En el formulario hay un selector "Combo" con la opción "Sin combo" y la lista de los combos activos. Elegís uno y guardás.

Esto te sirve, por ejemplo, cuando un padre llega al mostrador y te dice "quiero anotar a Sofía en el paquete de 2 clases por semana". Inscribís a Sofía a las dos clases que le tocan y, en la ficha, le asignás el combo correspondiente para que la cuota se calcule por el paquete y no por la suma de las clases.

5.13 Avisos (solo lectura)

Ves los avisos que el director publicó.

6. Cómo hacer las cosas (paso a paso)

Cargar un alumno nuevo

Ejemplo: cargás a "Sofía Romero", DNI 50.123.456, nacida el 12/03/2014, categoría Infantil, sede Centro, hija de Marcela Romero (tutora ya cargada), grupo familiar "Romero".

Inscribir un alumno a una clase

Esto se hace desde el detalle del alumno o desde la clase:

Las inscripciones que llegan desde el formulario público de la web pasan por la pantalla Inscripciones (ver 5.5) y las aprobás vos.

Asignarle un combo a un alumno

Cargar una cuota mensual

Marcar una cuota como pagada

Cargar el gasto del mes con comprobante

Cargar un ingreso general (que no es cuota)

Aprobar una inscripción pendiente

Cerrar el mes de profes y pasarle al director

Cambiar el mes para ver datos de meses anteriores

Buscar un alumno rápido

• Apretá Ctrl + K (o Cmd + K) y escribí "alumnos" para llegar a la pantalla; o
• Andá a Alumnos y usá la barra de búsqueda de la lista (escribí parte del nombre o del DNI).

7. Preguntas frecuentes

8. Consejos rápidos

• Usá Ctrl+K (Cmd+K) para todo lo que es navegación. Te ahorra clics.
• Antes de cerrar el mes, revisá que las horas de los profes estén completas. Una vez cerrada la liquidación, no se pueden editar.
• Cargá los gastos en el momento. Si esperás a fin de mes, te olvidás de los chicos (un café, un repuesto).
• Cuando hables con un padre, abrí Cuotas y filtrá por su hijo. Ves todo el historial sin tener que buscarlo en otro lado.
• Cerrá sesión cuando termines tu turno si la computadora la usa otra persona.

9. Glosario

• Inscripción: el acto de anotar a un alumno en una clase. Las que llegan por la web vienen como "pendientes" hasta que las aprobás.
• Estado de cuota: pendiente (no se cobró), pagada (ya entró la plata), vencida (pasó la fecha y no se pagó).
• Cuota: lo que la familia paga por mes para que el alumno asista a una o varias clases.
• Vencimiento: fecha límite para pagar la cuota sin recargo.
• Liquidación: el documento del sistema que dice cuánto le corresponde cobrar a un profesor en un mes determinado, según las horas que dictó.
• Cierre de mes (de profes): cuando vos confirmás la liquidación de un profe; las horas quedan bloqueadas y queda lista para que el director apruebe y pague.
• Sede: la dirección física donde se dictan clases. Un instituto puede tener varias.
• Combo: paquete de clases con un precio fijo mensual. Si un alumno tiene un combo asignado, su cuota es el precio del combo en lugar de la suma del valor de cada clase. Los crea el director; vos los asignás al alumno desde su ficha.